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Kassensysteme (POS) – digitale Retail- und Bezahllösungen online kaufen

Elektronische Kassensysteme sind wahre Multitalente: Sie wickeln Bezahlvorgänge über verschiedene Zahlsysteme ab, erfassen Verkäufe von Waren und Dienstleistungen und unterstützen, wenn nötig, auch noch die Mitarbeiter bei der Inventur. Zudem sind Peripherie-Geräte wie Drucker oder Scanner in das System einzubinden, welches aber trotzdem leicht und intuitiv bedienbar sein soll. Seit dem 01.01.2015 gilt für elektronische Kassensysteme außerdem die Richtlinie zur „ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", die genau vorschreibt, welche Anforderungen die Kasse bei einer Außenprüfung durch das Finanzamt zu erfüllen hat.

Was ist ein elektronisches Kassensystem (POS)?

Der Begriff „elektronisches Kassensystem“ umfasst alle Arten von EDV-Lösungen, die eine klassische Registrierkasse um zusätzliche Funktionen erweitern. Hardwareseitig bestehen sie neben dem Computer meist aus diversen Peripherieteilen, wie beispielsweise:

  • Bondrucker
  • Touchscreens
  • EC-Karten Lesegeräte
  • Scanner
  • Kassenschubladen
  • Waagen

Der Funktionsumfang eines Kassensystems hängt letztendlich immer von der Art der geplanten Nutzung ab. Neben einfachen Varianten für die Ein- und Ausgabenerfassung gibt es sogenannte POS-Systeme („Point of Sale“), mithilfe derer sich auch detaillierte Auswertungen und Statistiken erstellen lassen.

Welche Formen von digitalen Kassensystemen gibt es?

Grundsätzlich wird bei elektronischen Kassensystemen zwischen zwei Arten unterschieden:

  • Geschlossene Kassensysteme: Hard- und Software bilden eine Einheit und sind in ihrer Funktionalität aufeinander abgestimmt. Die Verwendung einer anderen Hardware oder eines anderen Betriebssystems ist bei dieser Form der Kassensysteme nicht möglich.
  • Offene Kassensysteme: Diese Art der Kassensysteme erfordern für den Betrieb lediglich die Installation auf einem Rechner. Die Software ist zwar häufig auf ein bestimmtes Betriebssystem beschränkt, Hard- und Software können aber von unterschiedlichen Herstellern stammen.

Effizienter Arbeiten mit einem elektronischen Kassensystem

Richtig eingesetzt können digitale Registrierkassen langfristig zu einer deutlich produktiveren Arbeitsweise führen. Durch die Optimierung der Verkaufs- und Abrechnungsprozesse lassen sich mehrere Vorgänge bei gleichbleibender Zeit ausführen. Dadurch steigt automatisch auch der Service für die Kunden. Die Hersteller haben längst reagiert und ihre Systeme an die Anforderungen verschiedenster Bereich wie Gastronomie oder Einzelhandel angepasst. Moderne Systeme können zudem auch über mobile Endgeräte wie Smartphone oder Tablets gesteuert werden oder verfügen über eine Anbindung an Mobile Payment-Lösungen, mithilfe derer Zahlungen von überall auf der Welt durchführbar sind.

Fazit: Besserer Überblick über die Finanzen

Ein elektronisches Kassensystem erleichtert die Buchhaltung und das kommt am Ende nicht nur dem Finanzamt zugute. Ein guter Überblick über die Geldbewegungen hilft bei der Optimierung von Prozessen und spart am Ende richtig Geld, indem unnötige Ausgaben proaktiv vermieden werden. Das macht digitale Kassen besonders für Selbstständige oder kleine Unternehmen interessant. Denn im Gegensatz zu manuellen Berechnungen ist die Fehleranfälligkeit relativ gering. Ein weiterer Vorteil liegt in der Flexibilität: Die meisten Kassensysteme lassen sich beliebig erweitern oder bei Bedarf in anderen Softwarelösungen (z. B. Warenwirtschaftssysteme) einbinden.

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